Minulla on ollut käytössä useita muistiinpanosovelluksia ja arkistointisovelluksia; Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud ja Evernote. Evernote on mielestäni paras muistiinpanosovellus ja sitä olenkin käyttänyt aina vuodesta 2009 alkaen.
Tallennan Evernoteen kaikki postin kautta tulevat paperilaskut, ostos- ja takuukuitit kaikista isommista ostoksista, sopimukset, vakuutuskirjat, Kela-päätökset, lasten todistukset jne. Vain pankkitileihin ja terveyteen liittyviä asiakirjoja en ole sinne tallentanut, vaikka nuo terveyteenkin liittyvät asiakirjat löytyisivät sieltä paljon nopeammin kuin laatikon pohjalta.
Tallennan sähköiseen muotoon kaikki paperilaskut, ostos- ja takuukuitit sekä sopimukset.
Evernoteen on helppo tallentaa myös mielenkiintoisia artikkeleita, vaikkapa suoraan internetistä tai lehdistä. Sovellusta voi käyttää muistiinpanosovelluksena. Evernote helpottaa elämääni todella paljon, sillä kaikki asiapaperit tallentuvat tekstin osalta haettavaan muotoon (Evernote Premium) joten löydän myös kaikki tiedot mitä tarvitsen – milloin ja missä vain.
Kaikki asiapaperit tekstin osalta haettavassa muodossa.
Tiedot synkronoituvat kaikkiin laitteisiin ja niitä voi myös jakaa muille. Hyvin paljon olen käyttänyt myös muistikirjojen offline tilaa esim. matkoilla. Kotona olen tallentanut matkakohteeseen liittyviä tietoja, liput, retket, kartat ym. ja määritellyt sen offline muistikirjaksi (mahdollista vain Evernote Plus- ja Premium versioissa). Tällöin voin matkoilla käyttää muistiinpanoja huoletta ilman kalliita datamaksuja.
Miten tiedot tallennetaan Evernoteen
Tiedot saa tallennettua Evernoteen:
- scannaamalla esim. ScannerPro -sovelluksella ja lähettämällä (jakamalla) ne sieltä Evernoteen
- kirjoittamalla suoraan Evernoteen
- valokuvaamalla joko älypuhelimen omalla kameralla tai suoraan Evernote-sovelluksesta
- lähettämällä sähköpostilla – oman evernote sähköpostiosoitteesi löydät Evernoten yläpalkista kohdasta Tools / Account Info (Evernote Plus- ja Premium versiot)
- internet-sivuilta ”kaappaamalla” koko sivun tai vain osan sivusta ”Evernote web clipper”:in avulla
Muistiinpanot muistioiksi muistikirjoihin
Evernote:ssa muistiinpanot tallentuvat muistioihin (notes). Muistioita voidaan hakea niissä olevan tekstin avulla. Huom! Evernote osaa hakea liitetiedostojen sisältä sekä kuvista (Evernote Premium).
Näiden lisäksi muistioihin voidaan tallentaa avain- / hakusanoja (tags), joiden avulla muistioita voidaan myös hakea. Avainsanat myös ryhmittelevät muistioita esim. jos tallennat kaikkiin tämän vuoden verotuksessa huomioitaviin muistioihin avainsanaksi ”verotus-2016”, löydät kaikki verotukseen liittyvät tiedot.
Tämän lisäksi Evernoteen voidaan tallentaa muistikirjoja (notebooks), joihin muistioita voidaan ryhmitellä. Muistikirjojakin voidaan yhdistellä muistikirjakokoelmaksi (stacks) esim. Keittokirja (stack) sisältää seuraavat muistikirjat; alkuruoat, pääruoat, jälkiruoat, leivonnaiset. Jokainen resepti on sitten oma muistionsa.
Pääsääntönä kuitenkin suosittelisin mahdollisimman yksinkertaista luokittelua. Eräät Evernote asiantuntijat suosittelevat jopa käyttämään vain yhtä muistikirjaa ja mahdollisimman vähän avainsanoja, koska Evernote osaa hakea suoraan muistioiden tekstiä jopa liitetiedostojen tekstiä (Evernote Premium).
Muistioiden muokkaaminen
Evernotessa on normaalit tekstinmuoilutyökalut, joilla tekstiä voidaan muokata, korostaa ja luetteloida. Muistioon voidaan liittää liitetiedostoja tai audiotiedostoja, jopa suoraan äänittää Evernotessa. Sähköpostilla tai suoraan eri sovelluksista lähetettäessä tiedostoja tai nettisivuartikkeleita, tiedot tallentuvat muistioon liitetiedostoiksi automaattisesti.
Muistiolle annetaan yleensä ensin jokin nimi, määritellään muistikirja (tai annetaan olla oletus kuten kuvassa online) sekä avainsanat (kuvassa laskut, vakuutukset).
Muistion yläosassa oikealla on vielä muutama mielenkiintoinen työkalu: Reminder eli hälytys, jota voidaan käyttää esim. tehtävälistoissa. Hälytyksien hälyttämistapa voidaan määritellä yläpalkista Tools / Options / Reminder.
Share eli jakaminen kohdasta voit jakaa muistion, tai lähettää linkin muistioon, jakaa sosiaalisessa mediassa tai lähettää muistiosta vain kopion. Reunimmaisista nuoliväkäsistä voit muuntaa muistion esitystilaan (present), tulostaa, lähettää sähköpostilla tai poistaa muistion.
Evernote hinnat
Evernote laskee levytilaa hieman eri tavalla kuin muut pilvipalvelut. Muissa levytilan hinta veloitetaan kokonaistallennuksen mukaisesti, mutta Evernote veloittaa kuukaudessa tallennetun tietomäärän mukaan. Basic eli ilmainen versio sallii 6o Mt tallennusta kuukaudessa ja Premium 10 Gt kuukaudessa. Itselläni on käytössä Premium.
Basic ilmainen
Premium 6,99 eur / kk (vielä enemmän kk-tallennusta ja ed. toimintojen lisäksi tekstihaku pdf- ja office tiedostoista, merkintöjen tekeminen pdf-tiedostoihin, käyntikorttien skannaus ja digitointi sekä yhteys Linkedin:iin, näyttää aiheeseen liittyvät muut muistiinpanot.
Business 13,99 eur / käyttäjä / kuukausi.
Korkeasta hinnastaan huolimatta Evernote on edelleen MUST. Kokeile sinäkin!
(Päivitetty 30.6.2020)
