Löysin ratkaisun tehtävienhallintaan – Todoist

Tehtävienhallinta rasittaa
Tehtävienhallinta rasittaa

Ei voi olla totta, kello on 3 iltapäivällä ja sähköpostissa on jälleen 50 uutta viestiä! Aamullahan juuri käsittelin ainakin saman verran. No, siis ainakin kävin läpi viestit pintapuolisesti ja vastasin kiireellisempiin. Sähköpostissani on kuitenkin edelleen kaikki ne aamupäiväiset toimenpiteitä vaativat että nyt uutena tulleet viestit ”Lukematta” -tilassa.

Itseasiassa niitä on paljon pidemmältäkin ajalta. Kaikkiin olen vastannut tavalla tai toisella, mutta enhän voi arkistoida niitä mihinkään ennen kuin ne on käsitelty loppuun asti. Ja joidenkin asioiden käsittely vain kestää niin kauan.

Sähköpostissa paljon keskeneräisiä töitä.

Osa asiakasviesteistä vaatii yhteydenpitoa ja neuvottelua kollegoiden kanssa ja osa vaatii rauhallista omaa aikaa. Viestit saattavat liittyä meneillään oleviin projekteihin, tarjouspyyntöihin eli mahdollisiin uusiin projekteihin tai asiakkaiden sovellusongelmiin ja koulutukseen.

Kalenterimuistutus katkaisee sähköpostissa olevien tehtävien hoidon – on kiirehdittävä projektipalaveriin. Vilkaisen nopeasti projektimateriaalia, jonka olen tallentanut yrityksen palvelimelle. Tutkin aikataulua ja totean, että projekti uhkaa venyä pidemmälle kuin pitäisi.

Projektihallinta ja aikataulut erillään tehtävienhallinnasta.

Työ on muuttanut selvästi luonnettaan. Ainainen kiire, jatkuvat keskeytykset ja palaverit pakottavat aivot toimimaan ympäri vuorokauden ilman lepoa. Tuntuu kuin aina olisi jotain tekemättä.

Valtava sähköpostiviestintä orjuuttaa ja laittaa päivän työlistan normaalisti aina uusiksi. Suurin haaste onkin löytää isosta kokonaisuudesta ne olennaisimmat asiat ja laittaa ne järjestykseen.

Yrityksillä käytössä olevat erilaiset sovellukset ja järjestelmät, jotka eivät keskustele keskenään, eivät nekään helpota ongelmaa.

Etsin tehtävienhallintaan ratkaisua vuosia ja kokeilinkin useita erilaisia sovelluksia. Monet sovelluksista vaativat raskaan perustamistyön ja hyvin usein niiden integrointi yrityksen käytössä oleviin sovelluksiin oli mahdotonta.

Kunnes sitten eräänä päivänä löysin ratkaisun jatkuvaan sähköposti- ja tehtäväkaaokseeni.

projektit
Ratkaisu tehtäväkaaokseen

Todoist yhdistää sähköposti- ja projektitehtävät

Todoistin avulla voit asettaa sähköpostin tehtäväksi yhdellä klikkauksella, joten et unohda mitään hoidettavaa sähköpostia. Tehtäväasetannan jälkeen voit arkistoida sähköpostiviestin, jolloin sähköpostinäkymäsi pysyy siistinä. Todoist toimii loistavasti Microsoft Exchange:n sekä Outlookin kanssa. Tehtävät ovat koko ajan samassa näkymässä ruudun oikealla puolella – sähköposti- tai kalenterinäkymä vasemmalla puolella. Sähköpostitehtävää klikkaamalla sähköpostiviesti avautuu sähköpostisovelluksessa suoraan, joten voit vastata viestiin aivan normaalisti.

Todoisti:n avulla hoidat myös projektisi tehokkaasti, koska voit perustaa useita projekteja. Projekteille voit perustaa aliprojekteja sekä tehtäviä ja alitehtäviä. Voit järjestää projektit ja tehtävät haluamallasi tavalla, merkitä ne eri värillä ja kiireellisyysluokituksella. Projektien ja tehtävien ajastaminen kerran tai toistuvasti on helppoa, samoin muistutuksien liittäminen ajastuksiin. Ennen kaikkea voit yhdistää projekteihin liittyvän sähköpostiviestinnän aina ao. projektiin.

Tiimityöskentely Todoist:in avulla on myös mahdollista, sillä voit jakaa projekteja työtovereidesi kanssa ja delegoida tehtäviä, lähettää kommentteja tai ilmoituksia tarvittaessa. Myös ilmaisversiossa jakaminen on mahdollista max 5 henkilön kanssa jokaiseen projektiin tai erilliseen tehtävään.

Voit tallentaa projektien yhteyteen myös liitetiedostoja omalta koneeltasi, Google Drive:sta tai Dropboxista. Tämä ominaisuus on käytössä myös ilmaisversiossa, jos olet jakanut projektin muiden henkilöiden kanssa. Maksullisessa versiossa liitteiden tallentaminen on mahdollista aina sekä tehtävien että projektien yhteydessä.

Projektien ja tehtävien yhteyteen voit liittää myös puhuttua tekstiä, sillä sovellus sisältää mikrofoni-ominaisuuden. Maksullinen versio on vain 28,99 euroa / vuosi, joten se kannattaa ehdottomasti hankkia. Todoist on saatavissa myös Yritys-versiona, jolloin hinta on 28,99 euroa / käyttäjä / vuosi.

Huom! Tämä ei ole maksettu mainos, vaan omakohtaisiin kokemuksiini perustuva.

Näin Todoist tehtävienhallinta toimii

Suosittelen asentamaan Todoistin sekä tietokoneellesi että mobiililaitteisiisi erillisenä sovelluksena, sähköpostiisi ja selaimeesi. Näin sinulla on mahdollisuudet ylläpitää projektejasi ja lisätä tehtäviä missä ja milloin vain. Täältä löydät tarvitsemasi asennukset Todoist-pluginit .

Todoist:in tavoitteena on toimia taka-alalla ja auttaa sinua keskittymään töihisi ja suoriutumaan kaikista tehtävistäsi (GTD = getting things done). Tämän vuoksi voitkin päivän aikana tulleet uudet tehtävät ja ideat tallentaa nopeasti sitä mukaa kuin ne syntyvät. Vasta päivän päätteeksi sitten viimeistään ajastat ne, merkitset tunnisteilla sekä siirrät ao. projekteihin. Videolla esitän lyhyesti Todoist:in perusperiaatteet.

Tästä näet outlook-sähköpostiversion toiminnallisuuden – Todoist sähköpostitehtävien hallinta

Millä tavoin sinä olet selvinnyt projekti- ja tehtäväviidakossa?

Jakaminen on välittämistä:

Jätä kommentti