Missä ihmeessä ne takuukuitit ovat, mihin laitoin sen sopimuksen, maksetun laskun, vakuutuskirjan? Tuttuja tilanteita varmasti monessa taloudessa. Paperit ajelehtivat pöydillä, laatikoissa tai vaikka olisin laittanut ne mappiinkin, niin eihän niitä silloin löydä kun niitä tarvitsi.
Aikaisemmin itsekin pinosin tärkeän postin ja paperit keittiön työtasolle ja sieltä sitten edelleen yläkertaan lipaston laatikkoon. Tarvitessani jotain selailin nipun läpi ja seuraavalla kerralla taas uudelleen selailin. Noin kerran vuodessa sentään arkistoin paperit mappeihin ja kun mapit tulivat täyteen, revin vanhimmat roskiin. Varsin monta kertaa siis sormeilin samoja papereita! Nyt on päästävä papereista eroon!
Scannerilaitteella papereista eroon
Sain loistoajatuksen; etsin mahdollisimman pienen scannerilaitteen, jolla käsittelisin postin päivittäin aamiaispöydässä! Pieni ja kevyt scanneri löytyi Gigantista – Xerox Mobile scanneri, mitoiltaan vain 7cm x 29,3 x 5,1 cm. Scanneri tallensi asetusten jälkeen kaiken automaattisesti pdf-tiedostoina Evernoteen (pilvipalvelu, josta kerron myöhemmin). Olin hurmioissani ja kehuskelin kaikille tuttavilleni, että olemme siirtyneet kotonakin sähköiseen arkistointiin.
Minun ei tarvinnut kuin työntää paperit scanneriin ja painaa nappia sekä heittää paperit roskiin. Iloa kesti vain pari vuotta, kun laite ei enää tukenutkaan Evernote-sovellusta. Selvittelin vielä jonkin aikaa uudempaa Eye-fi korttia laitteeseen ja tilasinkin sellaisen, vaikka Xerox ei sitä laitteeseen uskaltanut suositellakaan. No, eihän se toiminut! Scanneri maksoi n. 200 euroa ja oli nyt minun mielestäni käyttökelvoton. Uuteen laitteeseen en enää halunnut investoida.
Scanner Pro -sovellus älypuhelimeen – suosittelen
Markkinoille oli tullut runsaasti jo sovelluksiakin, joilla papereiden kuvaaminen käy nopeasti ja vaivattomasti. Kokeilin muutamaa ja nyt käytössäni on Scanner Pro -sovellus puhelimessani. Muutaman euron se maksoi, mutta kertakustannuksena ei ollut juuri mitään.
Scanner Pro – plussat:
- scannaa minkä tahansa kokoiset paperit
- scannaa monisivuisetkin samaan tiedostoon
- havaitsee automaattisesti papereiden reunat ja ottaa kuvan
- tallennus pdf-tiedostoon tai kuvaksi
- tallentaa tiedot tekstimuotoon eli haettavaan muotoon (OCR)
- tiedot voi lähettää suoraan sähköpostiin, Dropboxiin, Evernoteen, Google Driveen, iCloud Driveen, Boxiin, OneDriveen tai OneNoteen
- tietojen lähettäminen voidaan myös automatisoida lähtemään tiettyyn paikkaan (workflow)
- scannaaminen mahdollista missä tahansa, sillä älypuhelinhan on ana mukana
Scanner Pro – miinukset:
- saatavissa vain IOS-laitteisiin eli iPhonelle ja iPadille
Näitä sovelluksia kokeilin myös
CamScanner
Plussat:
- toimii sekä Android, IOS että Windows puhelimissa
- ilmainen
- tallentaa tiedot suoraan pdf-muotoon
- tallentaa tiedot tekstimuotoon eli haettavaan muotoon (OCR)
- tiedot voidaan lähettää erilaisiin pilvipalveluihin (Dropbox, Google Drive jne.)
Evernote ja Google Drive sekä DropBox
- kaikissa näissä pilvipalveluissa on mahdollisuus scannata myös suoraan ilman erillisiä sovelluksia
- mahdollista sekä Android että IOS puhelimilla (DropBox vain IOS)
- tallentaa tekstit tekstimutoon eli haettavaan muotoon (OCR)
Suorascannaus Evernoteen ei aina mielestäni onnistunut, jos oli hiemankin huonompi valaistus
Voit kuvata sopimukset, laskut, todistukset, kuitit jne.
Valitsitpa sitten minkä sovelluksen tahansa, sovelluksella voit kuvata kaiken taloudessa ajelehtivan paperin ja asiakirjat talteen; sopimukset, laskut, todistukset, lasten piirustukset, kuitit, takuut, käyttöohjeet, veroilmoitukseen liittyvät selvitykset, postikortit, kirjeet.
Säästät säilytystilaa ja löydät kaiken helposti.
Säästät säilytytilaa ja löydät kaiken helposti, sillä kuvatuista papereista myös tekstit tallentuvat haettavaan muotoon. Tallenna näiden lisäksi myös sopivia hakusanoja kuvatun asiakirjan mukaan, jos niitä ei asiakirjan tekstistä löydä.
Näin kuvaat Scanner Pro -sovelluksella
Aseta paperi tasaiselle yksiväriselle alustalle ja kohdista älypuhelin tai tabletti paperiin. Mikäli sinulla on monisivuinen asiakirja, aseta toinen paperi ja kohdista laite paperiin.
Oikealla alareunassa näet kuvattujen sivujen lukumäärän.
Kun olet saanut kuvattua koko asiakirjan, niin paina oikealla alareunassa olevaa sivulukumäärä-painiketta. Sovelluksen seuraavan sivun alareunassa voit valita erilaisia toimintoja: voit vielä lisätä sivuja asiakirjaan (Add) tai muokata asiakirjaa (Edit) tai sitten jakaa asiakirjan (Share) eli tallentaa johonkin sovellukseen tai lähettää sähköpostilla.
Sivun ylälaidassa oikealla olevasta kolmesta pisteestä löydät myös toimintoja kuten esim. voit poistaa asiakirjan (Delete document), mikäli haluat kuvata asiakirjan uudelleen tai et halua säilyttää asiakirjaa sovelluksessa sen jälkeen kun olet sen jakanut / lähettänyt eteenpäin.
Muokkaus -toiminnolla (Edit) voit sivun alalaidasta valita työkaluja (vasemmalta oikealle); tuhota ko. sivun, rajata sivusta tietyn osan, kääntää sivun toiseen suuntaa tai muuttaa musta-valkoiseksi asiakirjaksi tai värilliseksi kuvaksi tai harmaasävyiseksi kuvaksi. Sivun yläosan työkaluista voit valita (vasemmalta oikealle) kirkkauden säädön, asiakirjan koon tai korjata kuvausvääristymiä.
Jaa -toiminnolla (Share) voit jakaa / lähettää asiakirjan erilaisiin sovelluksiin. Valitse omasi.
Henkilökohtaisesti tallennan aina Evernoteen. Tallennusvaiheessa voi jo määritellä asiakirjan otsikon, muistikirjan ja tagit (hakusanat).
